خطأ في فاتورة اليوم تصحيحه مكالمة. وخطأ تراكم ثمانية أشهر تصحيحه تحقيق. والمكاتب التي لا تُقفل تكتشف فروقها حين يطلب المحاسب أرقام الإقرار أو حين يسأل شريك: «كم ربحنا فعلاً؟». ولا إجابة عندها، لأن الأرقام موزّعة بين دفتر وجدول وذاكرة. لهذا نتناول في برنامج فواتير ومحاسبة مكاتب المحاماة كيف تُحسب الفاتورة، وهنا نتناول ما بعد صدورها.
ابحث عن فواتير بحالة «مسودة» مضى عليها أيام: إما نُسيت وإما صدرت بلا أثر. فاتورة المسودة لا تدخل في إيراد ولا في مستحقات. وراجع تسلسل الأرقام: أي رقم ناقص يحتاج تفسيراً قبل أن يسأل عنه أحد غيرك.
سجّل كل تحصيل كـدفعة من زر «دفعات» على الفاتورة: المبلغ والتاريخ والطريقة والمرجع، ويقبل النظام الدفع الجزئي، وتتحوّل الفاتورة «مدفوعة» حين يغطّي مجموع دفعاتها إجماليها. ثم قارن مجموع دفعات الشهر (بطاقة «المحصَّل فعلياً») بكشف الحساب. الفرق له سببان عادةً: دفعة لم تُسجَّل، أو سُجِّلت بتاريخ غير يوم وصول المبلغ. وهذه المطابقة تقوم بها أنت؛ النظام لا يقرأ كشف البنك.
تنبيه: إن غيّرت حالة فاتورة إلى «مدفوعة» من نموذج الفاتورة دون «دفعات»، سجّل النظام دفعة بالباقي بتاريخ ذلك اليوم. فسجّل الدفعة بتاريخها الفعلي بدل الاكتفاء بتغيير الحالة. وحذف الدفعة لمدير المكتب فقط، ويُسجَّل في سجل التدقيق.
الرقم الواحد «لنا عند الموكّلين كذا» لا يفيد. المفيد توزيعه بحسب التأخير: ما تأخر أقل من ٣٠ يوماً يتطلب تذكيراً، وما تجاوز ٩٠ يوماً يتطلب قراراً. يعرض الميزان الباقي بعد خصم الدفعات على الفواتير «المرسلة» و«المتأخرة» في خمس فئات: لم يحل موعدها، وأقل من ٣٠ يوماً، ومن ٣٠ إلى ٩٠، وأكثر من ٩٠، وبلا تاريخ استحقاق (تظهر في فئتها ولا تختفي، لكن تأكد أن كل فاتورة تحمل تاريخاً). وتفصيل التحصيل في تحصيل الأتعاب المتأخرة.
كل مبلغ دفعه المكتب عن قضية يجب أن يكون مسجّلاً، وما أُدرج منه في فاتورة موكّل يُربط بها فتتغيّر حالته إلى «مفوترة». ما بقي «معلّقاً» آخر الشهر إما لم يُفوتَر بعد وإما فُوتِر ولم يُربط. التفصيل في مصروفات القضية.
جهّز للمحاسب فواتير الشهر بأساس الضريبة ومبلغها. وليكن واضحاً: الإقرار الضريبي وخصم ضريبة المدخلات قرار محاسبك، والنظام لا يقدّم الإقرار. وما تحتاج فاتورتك أن تحمله في فوترة زاتكا لمكاتب المحاماة.
أموال الموكّلين التي تحتفظ بها لا تُخلط بإيرادك، ولا يجوز أن يكون رصيد موكّل غير مدعوم بحركة. للميزان بطاقة مطابقة تقارن رصيد كل موكّل بمجموع حركاته المسجّلة. وللتوضيح، هي لا تقارن بكشف البنك، فهذه الخطوة عليك أيضاً. الأساس في حساب أمانة العميل.
الرواتب والعمولات أكبر بنود التكلفة في أغلب المكاتب، فإن لم تدخل في حسابات الشهر فالربح الذي تقرؤه وهمي. مرّ على الموارد البشرية والرواتب لمكتب المحاماة لترى ما يسجّله النظام منها.
في تبويب «التقارير» داخل الفواتير بطاقات سريعة. هذه حدودها، لأن قراءتها خطأً أخطر من غيابها:
| البطاقة | ما تحسبه فعلاً | ما لا تعنيه |
|---|---|---|
| المحصَّل فعلياً (شامل الضريبة، بعد الاسترداد) | مجموع دفعات الفترة بتاريخ الدفعة ناقص الاستردادات بتاريخها | يتضمن الضريبة، فليس إيراد المكتب وحده |
| المصروفات المسجّلة | مجموع المصروفات المسجّلة بتاريخها في الفترة، مع ضريبتها | لا تشمل ما لم يُسجَّل |
| ضريبة تقديرية صافية | ضريبة فواتير الفترة (بتاريخ الإصدار، بلا المسودات، والإعفاء لا يلغيها) ناقص ضريبة المصروفات المسجّلة | ليست إقراراً: لا تعكس معالجة المدخلات غير القابلة للخصم ولا فترة إقرارك |
| صافي التشغيل — تحصيل (قبل الضريبة) | المحصَّل قبل الضريبة (بعد الاسترداد) − المصروفات المسجّلة | ليس ربحاً محاسبياً: لا رواتب ولا إيجار إلا إن سُجِّلت مصروفات، ولا مخصصات |
| صافي التشغيل — استحقاق (قبل الضريبة) | فواتير الفترة قبل الضريبة (بلا المسودات) − المعفاة − المصروفات المسجّلة | نفس التحفّظ؛ ويحتسب فاتورة لم يُحصَّل منها شيء |
| أعمار المستحقات | خمس فئات من الباقي بعد الدفعات بحسب تاريخ الاستحقاق | لقطة اليوم، لا تتأثر بالفترة |
| متوسط مدة التحصيل (DSO) | المستحقات «المرسلة/المتأخرة» ÷ إيراد آخر ٩٠ يوماً × ٩٠ | مؤشر تقريبي؛ يُحسب من إجمالي الفواتير المفتوحة دون خصم الدفعات الجزئية |
الميزان يضبط الطبقة التشغيلية التي تغذّي المحاسبة: فواتير بأرقام وحالات، ودفعات بتواريخها، ومصروفات مربوطة، وتتبّع تحصيل، وأمانة بدفتر، وسجل تدقيق. أما الدفاتر المحاسبية الرسمية فتبقى لمحاسبك أو لنظامه. وهذا الفرق بين نظام قطاعي ونظام محاسبي عام شرحناه في النظام المحاسبي العام مقابل نظام مكاتب المحاماة.
هو مراجعة ثابتة في آخر كل شهر تتأكد فيها أن كل فاتورة وكل مصروف وكل دفعة سُجِّلت في مكانها الصحيح، وأن الأرقام تطابق ما في البنك، قبل أن تبني عليها قراراً أو إقراراً ضريبياً. هو ليس إجراءً نظامياً بحد ذاته، بل ممارسة تنظيمية تحميك من تراكم الأخطاء.
جزئياً. التقرير المالي في تبويب الفواتير يحسب على الخادم، بمحدد فترة (هذا الشهر، الشهر الماضي، هذا الربع، أو تراكمي)، المحصَّل فعلياً من دفعات سجّلتها، والاستحقاق من الفواتير الصادرة، والمصروفات، وضريبة تقديرية، وأعمار المستحقات بعد الدفعات. لكنه ليس دفتر أستاذ ولا قائمة دخل، فالإقفال الرسمي يبقى مع محاسبك.
لا. يعرض الميزان رقمين قبل الضريبة: صافي التشغيل بالتحصيل (المحصَّل ناقص المصروفات المسجّلة) وبالاستحقاق (فواتير الفترة ناقص المعفاة والمصروفات). كلاهما لا يشمل رواتب ولا إيجاراً إلا إن سُجِّلت مصروفات. استعملهما مؤشراً تقريبياً لا قائمة دخل.
لا. يعرض «ضريبة تقديرية صافية» بفترة (ضريبة الفواتير الصادرة ناقص ضريبة المصروفات المسجّلة)، لكنها تقدير من بيانات النظام وليست إقراراً، ولا تتبع فترة إقرارك. الإقرار يُقدَّم عبر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بمعرفة محاسبك.
لا. المطابقة تقارن رصيد الموكّل المخزَّن بمجموع حركات دفتر الأمانة داخل النظام. أما مطابقة الرصيد مع كشف الحساب البنكي الفعلي فخطوة تقوم بها أنت.
فواتير متوافقة مع اشتراطات زاتكا للفاتورة المبسّطة، وتحصيل بأعمار المستحقات، ومصروفات تُربط بفواتيرها، وحساب أمانة بدفتر ومطابقة، وسجل تدقيق. تجربة ١٤ يوماً بدون بطاقة ائتمان.
جرّب برنامج حسابات لمكاتب المحاماة