إعفاء الفاتورة واستردادها: إسقاط دَين أو ردّ مبلغ بسبب مكتوب
الفوترة والتحصيل · ١٤ أكتوبر ٢٠٢٦
الإجابة المختصرةالإعفاء يُسقط مبلغاً لم يُحصَّل من فاتورة غير مسدّدة، والاسترداد يسجّل مبلغاً أُعيد من فاتورة مسدّدة بالكامل. كلاهما في الميزان يتطلب
سبباً مكتوباً، ومن المحاسب يمرّ بموافقة المدير، ويُسجَّل فيه من فعل ومتى. والاسترداد تسجيل محاسبي: يُصدِر إشعاراً دائناً داخلياً مرقّماً،
لكنه لا يعيد المال بنفسه ولا يُرسَل للهيئة تلقائياً.
الفرق بين الاثنين
إعفاء (Write-off)
استرداد (Refund)
متى
فاتورة لم تُسدَّد ولن تُحصَّل
فاتورة سُدِّدت كاملة ثم أُعيد جزء منها أو كلها
الحالة بعده
«معفاة»
«مستردة» (كامل) أو تبقى «مدفوعة» (جزئي)
الممنوع
فاتورة «مدفوعة» أو «معفاة» سابقاً
فاتورة غير «مدفوعة»، أو سبق استردادها، أو مبلغ يفوق إجماليها
السبب
إلزامي
إلزامي
المبلغ
كامل المتبقي
أي مبلغ أكبر من صفر حتى إجمالي الفاتورة
من يملك ماذا؟
مدير المكتب: ينفّذ مباشرة.
المحاسب: يرفع طلباً يصل المدير إشعاراً ويُنفَّذ بعد موافقته.
بقية الأدوار: ليس لها هذا المسار.
السبب في ذلك أن الإعفاء والاسترداد يغيّران الإيراد والمتأخرات، فلا يُترَكان لمن يعدّ الأرقام وحده
(سير الاعتمادات).
كيف يظهر في الأرقام؟
الفواتير المعفاة تُعرض في الملخص المالي بصفتها مُعفاة منفصلة، فلا تختلط بالمتأخرات ولا بالمحصَّل.
اكتب السبب بجملة تفهمها بعد سنة: «تسوية ودّية بتخفيض ٣٠٪ بتاريخ كذا».
وثّق موافقة الشريك خارج النظام إن كان القرار تجارياً.
حدود يجب أن تعرفها
الاسترداد لا يحرّك مالاً: إعادة المبلغ للموكّل تتم خارج النظام ثم تُسجَّل.
الإشعار الدائن داخلي: لا يُرسَل لهيئة الزكاة تلقائياً. إن كانت الفاتورة رُفعت للهيئة فالإبلاغ الرسمي عن الإشعار يتم يدوياً من بوابة فاتورة بمشورة محاسبك.
استرداد واحد لكل فاتورة: لا يمكن تكرار الاسترداد على الفاتورة نفسها.
الإعفاء لا يُلغي الدين قانونياً؛ هو قرار محاسبي تشغيلي. استشر مختصاً في أثره النظامي.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين إعفاء الفاتورة واستردادها؟
الإعفاء (write-off) إسقاط مبلغ لم يُحصَّل، لفاتورة غير مسدّدة. الاسترداد تسجيل لمبلغ أُعيد إلى الموكّل من فاتورة مسدّدة بالكامل. الأول يُغلق ديناً، والثاني يصحّح تحصيلاً.
هل يمكن إعفاء فاتورة مسدّدة؟
لا. النظام يرفض إعفاء فاتورة «مدفوعة» أو «معفاة» أصلاً.
هل الاسترداد في الميزان يُرجع المال للموكّل؟
لا. هو تسجيل محاسبي في النظام فقط. إعادة المبلغ نفسه تتم خارج النظام (تحويل أو غيره)، ثم تسجّله ليظهر في الأرقام.
من يملك الإعفاء والاسترداد؟
مدير المكتب مباشرة. أما المحاسب فيتحوّل طلبه إلى موافقة المدير، ولا يرى الدور الآخر هذه الصفحات.
كم مرة يمكن استرداد فاتورة؟
مرة واحدة فقط لكل فاتورة. والمبلغ لا يتجاوز إجمالي الفاتورة، والكامل ينقل الحالة إلى «مستردة» والجزئي يُبقيها «مدفوعة».
هل يصدر النظام إشعاراً دائناً للهيئة عند الاسترداد؟
نعم، إشعار دائن داخلي مرقّم (CN-السنة-٠٠٠١) مرتبط بالفاتورة الأصلية، بالأساس والضريبة والسبب، ويُطبع من زر «إشعار دائن» على الفاتورة. لكنه لا يُرسَل لهيئة الزكاة تلقائياً؛ فإن كانت الفاتورة قد رُفعت للهيئة فتعامل مع الإبلاغ الرسمي عن الإشعار مع محاسبك.
اجعل كل إعفاء واسترداد موثّقاً
سبب مكتوب وموافقة مدير وسجل تدقيق. ١٤ يوماً مجاناً بدون بطاقة ائتمان.