تسجيل الدفعات الجزئية لفواتير الأتعاب في الميزان: خطوة بخطوة
دليل تشغيلي · آخر تحديث: ٤ أكتوبر ٢٠٢٦
الإجابة المختصرة
من تبويب الفواتير اضغط «دفعات» على الفاتورة، وسجّل المبلغ والتاريخ والطريقة والمرجع.
تقبل الفاتورة دفعات جزئية وتبقى «مرسلة» أو «متأخرة» وأمامها «مدفوع / متبقٍ»، وتتحوّل
«مدفوعة» تلقائياً حين يغطّي مجموع الدفعات إجماليها. يرفض النظام مبلغاً أكبر من المتبقي وتاريخاً في المستقبل،
والحذف لمدير المكتب فقط.
الخطوات
افتح الفواتير واختر فاتورة بحالة «مرسلة» أو «متأخرة». الزر «دفعات» يظهر كذلك على «المدفوعة» لعرض سجلها.
في النافذة يظهر إجمالي الفاتورة، والمدفوع، والمتبقي، ويُقترح المتبقي كله مبلغاً.
اكتب المبلغ (يمكن أقل من المتبقي) وتاريخ الدفعة (لا يتجاوز اليوم).
اختر الطريقة: تحويل بنكي، نقدي، شيك، بطاقة، أو أخرى، وأضف مرجعاً (رقم الحوالة أو الشيك) وملاحظة إن شئت.
اضغط تسجيل الدفعة. إن غطّى المجموع الإجمالي أُغلقت الفاتورة وتظهر رسالة «سُدّدت بالكامل»، وإلا يظهر المتبقي.
ما الذي يقبله النظام وما يرفضه؟
الحالة
النتيجة
مبلغ أقل من المتبقي
تُسجَّل، وتبقى الفاتورة مفتوحة
مبلغ يساوي المتبقي (بفارق هللة)
تُسجَّل، وتتحوّل الفاتورة «مدفوعة»
مبلغ أكبر من المتبقي
يُرفض برسالة تذكر المتبقي
صفر أو سالب أو غير رقم
يُرفض
تاريخ في المستقبل أو غير صالح
يُرفض
فاتورة «مسودة» أو «معفاة» أو «مستردة»
لا تقبل دفعات
وحساب الإجمالي يشمل الخصم والضريبة بنفس معادلة الفاتورة المطبوعة ورمز QR، فلا تختلف «المتبقي» عن المبلغ المطلوب من العميل.
من يفعل ماذا؟
مدير المكتب والمحاسب: يرون الدفعات ويسجّلونها.
الحذف: مدير المكتب فقط، مع تأكيد، ويُسجَّل في سجل التدقيق. حذف دفعة يعيد فاتورة «مدفوعة» إلى «مرسلة» أو «متأخرة» بحسب تاريخ الاستحقاق.
المحامي والسكرتارية: لا وصول إلى الدفعات (جدول الصلاحيات).
لا يُحذف دفعة فاتورة عليها استرداد.
الدفعات التلقائية: ما الذي يُسجَّل دون أن تفعل شيئاً؟
الدفع عبر PayTabs من بوابة الموكّل: دفعة بمرجع المعاملة، وإشعار مكرر لا ينشئ دفعة ثانية.
تغيير الحالة إلى «مدفوعة» من نموذج الفاتورة: دفعة بالباقي بتاريخ ذلك اليوم. سجّل الدفعة بتاريخها الفعلي إن اختلف.
الفواتير التي كانت «مدفوعة» قبل ظهور الدفعات: نُقلت بدفعة واحدة بإجمالي الفاتورة، بتاريخ تحصيلها إن وُجد وإلا بتاريخ إصدارها.
أين تظهر الدفعات في التقارير؟
تحصيل الفترة في التقرير المالي يُحسب من دفعات الفترة بتاريخ الدفعة ناقص الاستردادات، وأعمار المستحقات من
الباقي بعد الدفعات. تفصيل البطاقات وحدودها في
الإقفال الشهري لحسابات مكتب المحاماة.
حدود يجب أن تعرفها
الدفعة تسجيل تحصيل، لا ربط ببنكك: النظام لا يقرأ كشف الحساب، ومطابقته عليك.
لا إشعارات دائنة لتصحيح فاتورة؛ المتاح الإعفاء والاسترداد.
متوسط مدة التحصيل (DSO) تقريبي ويُحسب من إجمالي الفواتير المفتوحة دون خصم الدفعات الجزئية.
أسئلة شائعة
كيف أسجّل دفعة جزئية على فاتورة في الميزان؟
من تبويب الفواتير اضغط «دفعات» على الفاتورة، واكتب المبلغ والتاريخ والطريقة والمرجع، ثم «تسجيل الدفعة». تبقى الفاتورة «مرسلة» أو «متأخرة» ويظهر تحتها «مدفوع / متبقٍ» حتى يغطي مجموع الدفعات إجماليها.
متى تتحوّل الفاتورة إلى «مدفوعة»؟
حين يساوي مجموع الدفعات إجمالي الفاتورة (بعد الخصم والضريبة) بفارق هللة. عندها تتغيّر الحالة تلقائياً ويُسجَّل تاريخ آخر دفعة.
هل أستطيع تسجيل مبلغ أكبر من المتبقي؟
لا. يرفض النظام أي دفعة تتجاوز المتبقي على الفاتورة، ويرفض التاريخ في المستقبل.
من يستطيع تسجيل الدفعات وحذفها؟
مدير المكتب والمحاسب يسجّلان ويقرآن. الحذف لمدير المكتب فقط ويُسجَّل في سجل التدقيق، لأنه يغيّر رقم المحصَّل.
ماذا لو غيّرت حالة الفاتورة إلى «مدفوعة» من نموذج الفاتورة؟
يسجّل النظام تلقائياً دفعة بالباقي بتاريخ ذلك اليوم. والأفضل تسجيل الدفعة بتاريخها الفعلي بدل الاكتفاء بتغيير الحالة، لأن التقارير تحسب التحصيل بتاريخ الدفعة.
هل تُسجَّل دفعات PayTabs في الدفتر؟
نعم، بمرجع المعاملة. ولو أُرسل إشعار الدفع نفسه مرتين فلا تُسجَّل دفعتان.
الميزان — دفعات بتواريخها وتقرير مالي بفترة
جرّب تسجيل دفعة جزئية على فاتورة حقيقية خلال تجربة ١٤ يوماً بدون بطاقة ائتمان.