سجل التدقيق في مكتب المحاماة: من عدّل ماذا ومتى؟

الحوكمة والأمان · ٥ أكتوبر ٢٠٢٦

لماذا يحتاجه مكتب محاماة؟

• خلاف على واقعة: «من حذف هذه القضية؟» أو «من غيّر مبلغ الفاتورة؟» يُجاب عنه بسطر لا برأي أحد.
• مغادرة موظف: تعرف ما أنشأه وعدّله وحذفه قبل خروجه.
• الثقة بين الشركاء: تقلّ الحاجة إلى المراقبة اللصيقة حين تُوثَّق العمليات.
• التوثيق الدفاعي: ما يُكتب في وقته أقوى من ما يُتذكّر لاحقاً ( التوثيق الدفاعي).

ماذا يسجّل الميزان؟

ما الذي لا يسجّله؟

كيف تراجعه؟

1. من الإعدادات والصلاحيات افتح سجل التدقيق (للمدير فقط).
2. صفِّ بالنوع: القضايا، العملاء، الفواتير، المهام، المستخدمون.
3. صفِّ بنوع العملية: إنشاء، تعديل، حذف.
4. راجع كل حذف أسبوعياً؛ فهو أخطر عملية. إن وجدت حذفاً غير مفهوم فاسأل صاحبه في اليوم نفسه.

تعرض الواجهة آخر ١٠٠ سطر بحسب التصفية. وفي الحالات المتعددة الفروع أو الكثيرة العمليات، ابدأ دائماً بالتصفية ثم الحذف.

عادات تجعله مفيداً

• حساب لكل شخص: السجل يثبت «الحساب» لا «الشخص». حساب مشترك يُفرغه من معناه.
• أغلق حساب من غادر: وعطّل حسابه بدل حذف سجله.
• لا تمنح دور المدير لكل أحد: فالمدير يرى السجل ويستطيع عمليات حساسة ( جدول الصلاحيات).
• الاعتماد المزدوج للمالية: إن كان في مكتبك أكثر من مدير فاطلب اعتماداً ثانياً ( سير الاعتمادات).

حدود يجب أن تعرفها

• «لا مسار لتعديله» وصف للتطبيق؛ من يملك وصولاً مباشراً لقاعدة البيانات خارج هذا التصميم. الحماية هنا تنظيمية وتقنية معاً ( أمان بيانات الموكّلين).
• فشل تسجيل سطر في السجل لا يوقف العملية الأصلية، فقد يغيب سطر في حالة عطل نادر.
• السجل لا يُغني عن النسخ الاحتياطية ( النسخ الاحتياطي والاستعادة).
• قبوله دليلاً أمام جهة معيّنة يخضع لأنظمة الإثبات؛ استشر مختصاً قبل الاعتماد عليه في نزاع رسمي.

أسئلة شائعة

ما سجل التدقيق في نظام مكتب المحاماة؟

سجل يوثّق من أنشأ أو عدّل أو حذف سجلاً في النظام ومتى، مع البيانات قبل التعديل وبعده. هو الدليل على ما جرى حين يختلف أفراد المكتب حول واقعة.

من يرى سجل التدقيق في الميزان؟

مدير المكتب فقط. المحامي والسكرتارية والمحاسب لا يرونه.

هل يسجّل النظام من اطّلع على ملف أو قضية؟

لا. يسجّل الإنشاء والتعديل والحذف فقط، ولا يسجّل القراءة. فلا تستطيع معرفة من فتح ملفاً دون أن يعدّله.

هل يمكن تعديل السجل أو حذفه من النظام؟

لا يوجد في التطبيق أي مسار لتعديله أو حذفه، والمدير نفسه لا يستطيع. هذا وصف لتصميم التطبيق، وليس ضماناً تشفيرياً ضد من يملك وصولاً مباشراً لقاعدة البيانات.

لو فشل تسجيل عملية في السجل، هل تتوقف العملية؟

لا. تُنفَّذ العملية الأصلية ويُسجَّل الخطأ في سجلات الخادم. هذا تصميم مقصود لحماية بيانات المكتب، لكنه يعني احتمال غياب سطر في حالة عطل نادر.

كم يحتفظ النظام بالسجل؟

يبقى في الجدول الحي نحو سنتين، ثم يُرحَّل إلى أرشيف منفصل ولا يُحذَف. التصفح من الواجهة يعرض حتى ١٠٠ سطر حديث بحسب التصفية.