تقرير أسبوعي بالبريد لمدير مكتب المحاماة: ثلاثة أرقام تكفي، وحدودها

تقارير المكتب · أكتوبر ٢٠٢٦

لمن هذا التقرير وماذا يحتوي؟

حصر الاشتراك في الإدارة والمحاسب مقصود: التقرير يعرض إيرادات المكتب، وهي أرقام لا ينبغي أن تصل إلى كل موظف. وهو نفس مبدأ صلاحيات الفريق: من يرى المال قرار لا افتراض.

الحدّ الأول: «المحصَّل» ليس تدفقاً نقدياً

النتيجة العملية: قد يبدو أسبوعك ضعيفاً وقد دخل حسابك مبلغ كبير، لأن الفاتورة المدفوعة قديمة. والعكس. لا تقارن هذا الرقم بكشف حسابك البنكي ولا تقرأه كتدفق نقدي.

لقياس التدفق الفعلي ومعدل التحصيل استخدم تقارير الفوترة داخل النظام — تقارير مكتب المحاماة يشرح الفرق بين تقرير يعلمك وتقرير يغيّر قراراً.

الحدّ الثاني: المكسوب والخاسر يعتمدان على ما تسجّله

عدّاد القضايا المكسوبة والخاسرة يقرأ نتيجة القضية المسجّلة عند إغلاقها. فإن أُغلقت القضايا دون تسجيل نتيجة، فلن تُحتسَب مكسوبة ولا خاسرة، ويبقى الرقم صفراً مهما كان أداؤك فعلاً.

ماذا يفعل التقرير جيداً؟

لا يصلح التقرير لاتخاذ قرارات — ثلاثة أرقام لا تكفي. لكنه يجيب عن سؤال واحد جيداً: هل تغيّر شيء هذا الأسبوع؟

• قضايا جديدة = ٠ لأسبوعين متتاليين؟ لا يصلك طلبات، أو تُضيَّع. راجع استقبال الطلبات و مهلة الرد.
• محصَّل منخفض فجأة؟ فتّش أولاً: هل صدرت فواتير أقل، أم صدرت ولم تُدفع؟
• مكسوبة وخاسرة صفر؟ سجّل النتائج.

قيمة هذا النوع من التقارير في الانتظام: يصلك دون أن تتذكّر أن تفتح شيئاً، فتلتقط التغيّر الذي لم تكن ستبحث عنه.

وما الذي لا يصلح أن يبقى في البريد؟

كل ما يحتاج قراراً. البريد يُقرأ ويُنسى، وما يحتاج فعلاً يحتاج شاشة تُفتَح:

القاعدة: البريد للإحاطة، والنظام للفعل. وإن خلطتَ بينهما صرتَ تدير مكتبك من صندوق الوارد.

عادة أسبوعية من ١٥ دقيقة

1. اقرأ التقرير — دقيقة. هل هناك رقم لا يناسب توقعك؟
2. افتح «يحتاج انتباهك» — القضايا الصامتة والمستندات القريبة.
3. افتح الأقساط المتأخرة وطلبات الاستشارة التي لم يُردّ عليها.
4. سجّل نتائج القضايا المغلقة إن غابت — لتصدق أرقام الأسبوع القادم.