القضايا الصامتة: كيف لا تُنسى قضية بلا موعد جلسة؟

متابعة القضايا · ١١ أكتوبر ٢٠٢٦

كيف تُعرَّف «القضية الصامتة»؟

لاحظ ما لا يُحسب نشاطاً: تعديل حقل في القضية، أو رسالة واتساب، أو مكالمة لم تُسجَّل. إن اتصلتَ بالموكّل ولم تسجّل شيئاً، فالنظام يرى القضية ساكنة. سجّل المكالمة في سجل التواصل وأضف مهمة بالخطوة التالية.

من يصله التنبيه؟

• المحامي المسؤول عن القضية.
• كل مدير نشط في المكتب؛ لأن القضية تسكت غالباً حين لا يشعر أحد أنها مسؤوليته.
• القناة: إشعار داخل النظام، ولا يوجد واتساب أو بريد لهذا التنبيه.
• يُرسَل مرة واحدة، فإن عادت للقضية حركة ثم سكتت مجدداً عاد التنبيه.

ماذا تفعل حين يصلك التنبيه؟

الرسالة نفسها تضع الخيارين: إما خطوة تالية بتاريخ ومسؤول، وإما إغلاق القضية بسبب مكتوب.

1. افتح القضية واقرأ آخر ما سُجّل.
2. إن كانت ما زالت حية: أضف مهمة بتاريخ ومسؤول ( إدارة المهام).
3. إن كانت منتهية فعلاً: أغلقها بسبب مكتوب ( سير الاعتمادات إن كان الإغلاق يتطلب اعتماداً).
4. إن كانت تنتظر طرفاً خارجياً: سجّل ذلك وموعد المتابعة.

انتهاء المستندات: ثلاث دورات تنبيه

شرط ذلك أن يكون تاريخ الانتهاء مُدخَلاً؛ مستند بلا تاريخ لا يُنبَّه عليه. وللتواريخ بالهجري: لحظة الإدخال تُحوَّل إلى ميلادي ( التاريخ الهجري). وتنبّه رسالة المستند إلى أن بند التجديد التلقائي أو مهلة الإشعار قد تجعل الموعد الفعلي للتصرّف أبكر من التاريخ المكتوب.

بطاقة «يحتاج انتباهك»

• تظهر في لوحة التحكم، فتبقى الصورة موجودة بعد أن يضيع الإشعار.
• تعرض القضايا الصامتة (حتى ١٠٠) مرتبة بالأقدم، والمستندات المنتهية خلال ٦٠ يوماً، بألوان تدرّج (أحمر لأقل من أسبوع، أصفر لأقل من شهر).
• المحامي يرى قضاياه وموكّليه فقط، والمدير يرى المكتب كله.

حدود يجب أن تعرفها

روتين أسبوعي من خمس دقائق

1. افتح لوحة التحكم وانظر بطاقة «يحتاج انتباهك».
2. لكل قضية صامتة: خطوة تالية بمسؤول، أو إغلاق بسبب.
3. لكل مستند أحمر: كلّف أحداً بالتجديد اليوم.

وللتقرير الأسبوعي الذي يصل بريدك، ولما يتضمنه: تقرير أسبوعي بالبريد.

أسئلة شائعة

ما القضية الصامتة؟

قضية مفتوحة لم يُسجَّل عليها أي نشاط منذ مدة: لا جلسة ولا مهمة ولا مستند. تُنسى لقلة ظهورها لا لقلة أهميتها، وأكثرها قضايا التنفيذ والتحصيل والاستشارات.

بعد كم يوماً تُعدّ القضية صامتة في الميزان؟

الافتراضي ٦٠ يوماً بلا نشاط. يمكن لمزوّد النظام تغيير الحد على الخادم، ولا يوجد إعداد للمكتب لتعديله من الواجهة.

هل تُحسب الجلسة القادمة نشاطاً؟

نعم. القضية التي لها جلسة مجدولة في المستقبل ليست صامتة، لأن عليها شيئاً مجدولاً.

من يصله تنبيه القضية الصامتة؟

المحامي المسؤول وكل مدير نشط في المكتب، إشعاراً داخل النظام. ويُرسَل التنبيه مرة واحدة، ويُعاد تفعيله إن عادت للقضية حركة ثم سكتت.

ما التنبيهات التي تُرسَل قبل انتهاء المستندات؟

مستندات الموكّلين: قبل ٣٠ يوماً وقبل ٧ أيام (للمدراء). هوية الموظف أو إقامته: قبل ١٤ يوماً وقبل ٣ أيام. رخصة المحاماة: قبل ١٤ و٣ أيام. ولا تُرسَل إلا للمستندات التي أُدخل لها تاريخ انتهاء.

هل يغني هذا عن مراجعة المدير؟

لا. الإشعار يُقرأ مرة ويضيع، ولذلك توجد بطاقة «يحتاج انتباهك» في لوحة التحكم تعرض القضايا الصامتة والمستندات القريبة من الانتهاء بشكل دائم. راجعها أسبوعياً.