قائمة تحقق فتح ملف قضية جديدة: ١٢ بنداً من أول اتصال
دورة حياة القضية · ٢٠ أكتوبر ٢٠٢٦
الإجابة المختصرة
أخطاء القضايا تبدأ غالباً عند فتح الملف لا عند إغلاقه: تعارض لم يُفحص، أو أتعاب لم تُكتب، أو محامٍ مسؤول غير واضح. هذه ١٢ خطوة بالترتيب، من الاتصال الأول
إلى أول جلسة. وهي رفيقة قائمة إغلاق القضية.
قبل أن تقبل القضية
سجّل الطلب: الاسم والجوال وملخص الموضوع في سجل واحد لا في رسالة واتساب (استقبال طلبات الاستشارة).
افحص تعارض المصالح: هل الموكّل الجديد خصم في قضية سابقة؟ هل الخصم الجديد موكّل حالي؟ قبل أن تسمع التفاصيل الحساسة (فحص تعارض المصالح).
قدّر الأتعاب والنطاق: ماذا تشمل؟ وماذا لا تشمل (الاستئناف والتنفيذ مثلاً)؟ (كيف تسعّر أتعابك).
عند القبول
اتفاق الأتعاب مكتوب وموقّع قبل البدء: المبلغ وطريقة الدفع والمصروفات ومتى ينتهي الاتفاق (بنود اتفاقية الأتعاب).
الوكالة: تحقق من وجودها ونطاقها وصلاحياتها وتاريخها قبل أي إجراء باسم الموكّل.
هوية الموكّل ووسيلة التواصل المعتمدة: رقم يردّ، وبريد، وقناة يوافق عليها (سجل التواصل).
المستندات المستلمة: فهرس بما سلّمه الموكّل وما أعدته له، وإيصال تسليم للأصول.
عند فتح الملف
بيانات القضية كاملة: العنوان، النوع، المحكمة، الخصم ومحاميه، رقم القضية وتاريخ القيد.
محامٍ مسؤول واحد بالاسم ومعه المساعدون إن وُجدوا (المحامي المساعد).
أول جلسة وأول مهمة: موعد بتاريخ ووقت وقاعة، ومهمة بمسؤول وموعد (مفكرة المحامي).
خطة المال: كيف تُفوتَر الأتعاب ومتى؟ وهل ستدفع مصروفات عن الموكّل؟ ومتى تُسترد؟ (مصروفات القضية).
رسالة افتتاح للموكّل: ما فُتح، ومن المسؤول، وما المتوقع في الأسابيع القادمة، وما المطلوب منه.
ماذا يفعل الميزان في هذه الخطوات؟
الخطوة
في الميزان
تعارض المصالح
فحص تلقائي بمطابقة الأسماء عند إنشاء القضية؛ التجاوز لمدير المكتب بسبب مكتوب ويُسجَّل
بيانات القضية
عنوان القضية واسم العميل ونوعها حقول لازمة
المحامي المسؤول
يُسنَد ويُعرض؛ والمساعدون يُضافون
الجلسة والمهمة
تُنشأ وتُربط بالقضية، وتنبيه الجلسة قبل يوم وثلاث ساعات
المستندات والأتعاب
مستندات القضية، وفواتير ودفعات ومصروفات مرتبطة
اتفاق الأتعاب والوكالة
تحفظ ملفاتهما كمستندين؛ لا يتحقق النظام من صحتهما ولا ينشئ عقداً
فحص تعارض المصالح بمطابقة الأسماء؛ لا يكشف خصماً مسجّلاً باسم مختلف أو شركة تابعة. المراجعة المهنية تبقى عليك.
القائمة عادة عمل لا استشارة قانونية؛ شروط الوكالة والأتعاب تحددها الأنظمة وعقدك.
افحص تعارض المصالح قبل أي شيء: هل الموكّل الجديد خصم في قضية سابقة عندك، أو الخصم الجديد موكّل حالي؟ ثم اكتب اتفاق الأتعاب قبل أن تبدأ العمل.
هل يفحص الميزان تعارض المصالح تلقائياً؟
نعم عند إنشاء القضية، بمطابقة الأسماء مع الخصوم والعملاء السابقين. إن وُجد تضارب محتمل يُمنع الحفظ إلا بتجاوز من مدير المكتب بسبب مكتوب. الفحص بمطابقة الأسماء فقط، فلا يكشف خصماً مسجّلاً باسم مختلف.
هل أحتاج فتح ملف لقضية استشارية صغيرة؟
نعم، حتى لو لم تُقيَّد دعوى. الملف يحفظ ما قيل وما سُلِّم وما اتُّفق عليه، وهو ما يحميك لاحقاً.
من يُسنَد إليه الملف؟
محامٍ مسؤول واحد بالاسم، ولو شاركه آخرون. القضية بلا مسؤول واضح هي التي تصمت (راجع مقال القضايا الصامتة).
ما الحد الأدنى من المعلومات؟
عنوان القضية، واسم الموكّل، ونوعها، والمحكمة إن وُجدت، والخصم، ورقم القضية، وتاريخ القيد، والمحامي المسؤول. وفي الميزان اسم العميل ونوع القضية وعنوانها حقول لازمة.
هل تغني القائمة عن النظام؟
لا، هي عادة عمل تصلح بأي أداة. النظام يجعلها تُنفَّذ كل مرة ويسجّل من فعل ماذا.
افتح كل ملف بالطريقة نفسها
تعارض مفحوص ومسؤول معروف وأول جلسة مجدولة. ١٤ يوماً مجاناً بدون بطاقة ائتمان.