الإجابة المختصرة
رصيد الأمانة لكل موكّل يُحفَظ في النظام، ودفتر الحركات سجل مستقل له. يجب أن يتساويا دائماً. الميزان يقارنهما ويفحص كل ٦ ساعات، وينبّه
المدير والمحاسب بأي فرق (قرش فأكثر) مرة واحدة. لكنها ليست مطابقة بنكية: لا يقارن النظام الأرصدة بكشف البنك.
ما الذي تقارنه المطابقة؟
الطرف
مصدره
الرصيد المسجّل
رصيد الأمانة المحفوظ على ملف الموكّل
رصيد الدفتر
مجموع الحركات: الإيداعات ناقص السحوبات
الفرق
المسجّل ناقص الدفتر؛ ما بلغ ٠٫٠١ ريال فأكثر خلل
إن اختلفا فمعناه أن موكّلاً يرى رصيداً لا تدعمه حركة مسجّلة. وهذا أخطر خلل ممكن في أموال أمانة، لأنه يبقى مستتراً حتى يسأل الموكّل عن ماله.
متى يصلك التنبيه؟
يفحص النظام كل ٦ ساعات.
التنبيه لـمدير المكتب والمحاسب فقط، إشعاراً داخل النظام.
لكل فرق جديد تنبيه واحد؛ لا يتكرر حتى يُصحَّح، ثم يعود إن ظهر فرق جديد.
الرسالة تذكر اسم الموكّل والمبلغين والفرق.
ماذا تفعل عند وجود فرق؟
افتح بطاقة المطابقة في تبويب حساب الأمانة، وحدّد الموكّل صاحب الفرق.
راجع حركاته: آخر إيداع وآخر سحب وتاريخهما.
صحّح بحركة تعويضية جديدة بوصف واضح، لا بتعديل حركة قديمة.
أعد المطابقة وتأكد أنها صارت «متطابقة».
سحب الأمانة نفسه يُنفَّذ من المدير مباشرة، ومن المحاسب بموافقة المدير، ولا يُسمَح بسحب يفوق الرصيد (
حساب أمانة العميل).
خطأ في الإدخال نفسه: إن سُجّل إيداع بمبلغ خاطئ في الرصيد والدفتر معاً فسيتطابقان ويبقى الخطأ.
أموال لم تُسجَّل أصلاً: ما دخل الحساب البنكي ولم يُدخَل في النظام لا يظهر.
لا تحلّ محل الجهة التنظيمية أو متطلبات الحساب الائتماني لمكتبك؛ راجعها.
عادة أسبوعية
افتح بطاقة المطابقة كل أسبوع حتى لو لم يصلك تنبيه، وراجع عدد الحسابات غير المتطابقة. وفي نهاية الشهر قارن إجمالي رصيد الدفتر بإجمالي حساب الأمانة في البنك.
أسئلة شائعة
ماذا تطابق «مطابقة حساب الأمانة» بالضبط؟
تقارن رصيد كل موكّل المسجّل في النظام بمجموع حركات دفتر الأمانة (الإيداعات ناقص السحوبات). هما مصدران داخليان في النظام ويجب أن يتساويا دائماً.
هل تطابق رصيد الأمانة مع كشف البنك؟
لا. لا توجد مطابقة بنكية في الميزان. المطابقة هنا بين رصيد النظام ودفتره. أما مطابقة حساب الأمانة مع الكشف البنكي فتبقى خطوة يدوية عند المكتب أو محاسبه.
متى يُنبَّه المكتب بوجود فرق؟
يفحص النظام الأرصدة كل ٦ ساعات، ويُرسل إشعاراً لمدير المكتب والمحاسب عن كل فرق جديد، مرة واحدة حتى يُصحَّح.
ما حجم الفرق الذي يُعدّ خللاً؟
ما يبلغ قرشاً (٠٫٠١ ريال) فأكثر. ما دونه يُعدّ فرق تقريب.
كيف يُصحَّح الفرق؟
بحركة تعويضية جديدة تُوثَّق، لا بتعديل حركة قديمة. هذا هو نص التنبيه نفسه.
من يرى المطابقة؟
مدير المكتب والمحاسب فقط. المحامي والسكرتارية لا يرون أرصدة الأمانة ولا تنبيهاتها.
أموال الموكّلين تستحق دليلاً لا ذاكرة
مطابقة وتنبيه واعتماد للسحب. ١٤ يوماً مجاناً بدون بطاقة ائتمان.