عميلان بنفس الاسم: كيف لا تظهر فاتورة موكّل عند موكّل آخر؟

بيانات العملاء والخصوصية · ١٥ أكتوبر ٢٠٢٦

لماذا الاسم وحده لا يكفي؟

لو رُبط السجل بالاسم النصي فقط، فكل عميل بالاسم نفسه داخل المكتب يطابقه، ومن يفتح بوابته يرى سجلات الآخر. هذا لا يحتاج اختراقاً؛ يكفي أن يتشابه اسمان. وكلما كبر المكتب زاد الاحتمال.

ما الذي يفعله الميزان؟

الاستبعاد من البوابة مقصود: التأخير في ظهور سجل أهون من عرضه لشخص غير صاحبه.

بطاقة التنسيب (للمدير)

1. تظهر في صفحة العملاء فقط حين يوجد سجل ملتبس، وتختفي إن لم يوجد.
2. لكل سجل تعرض القائمة العملاء الذين يحملون الاسم نفسه، مع ما يميّزهم (الجوال أو البريد أو تاريخ الإضافة).
3. اختر العميل الصحيح ثم أكّد، فيظهر السجل في بوابته.
4. كل تنسيب يُسجَّل في سجل التدقيق.

ما لا تفعله البطاقة

• لا تنقل سجلاً إلى عميل باسم مختلف؛ تشترط تطابق اسم العميل المختار مع اسم السجل.
• لا تكتب فوق تنسيب سابق؛ المحاولة الثانية على السجل نفسه تُرفض.
• للمدير فقط، ولا يراها المحامي أو السكرتارية.

كيف لا تتكرر المشكلة؟

1. اربط السجل بالعميل المسجّل عند إنشاء الجلسة أو الفاتورة بدل كتابة اسم حر؛ الاسم المكتوب يُربط تلقائياً فقط إن طابق عميلاً واحداً.
2. سجّل ما يميّز المتشابهين: الجوال والبريد، فيسهل التفريق في القائمة.
3. راجع البطاقة أسبوعياً ضمن روتين المكتب.

وللموكّل نفسه، ما الذي يراه في بوابته: بوابة العميل.

حدود يجب أن تعرفها

أسئلة شائعة

ماذا يحدث لو عندي عميلان بنفس الاسم؟

يربط النظام الجلسات والفواتير والتفاعلات بالعميل بمعرّف حقيقي. والسجلات القديمة التي لا يمكن تحديد صاحبها بالاسم وحده تُستبعد من بوابة العميل، وتظهر لك في بطاقة تطلب منك تحديد صاحبها.

لماذا لا يخمّن النظام صاحب السجل؟

لأن عرض فاتورة أو جلسة على الموكّل الخطأ تسريب لبيانات عميل، وهذا أسوأ من أن يتأخر ظهور السجل في البوابة.

من يستطيع تحديد صاحب السجل؟

مدير المكتب فقط. تظهر البطاقة في صفحة العملاء، وتختفي كلياً إن لم يوجد سجل ملتبس.

هل أستطيع نقل سجل من عميل إلى عميل آخر مختلف بهذه البطاقة؟

لا. الأداة تفضّ الالتباس بين عملاء بنفس الاسم فقط؛ تشترط أن يطابق اسم العميل المختار اسم السجل، ولا تكتب فوق تحديد سابق.

هل يرى فريق المكتب السجلات غير المنسوبة؟

نعم، تظهر لهم عادة. الاستبعاد من بوابة العميل فقط.

كيف أمنع تكرار المشكلة؟

اربط الجلسة بقضيتها والفاتورة بعميل مسجّل بدل كتابة اسم حر، وأضف ما يميّز المتشابهين (الجوال أو البريد) عند التسجيل.