استيراد عملاء وقضايا مكتب المحاماة من الإكسل: خطوة بخطوة

الانتقال والتشغيل · أكتوبر ٢٠٢٦

أين أجد الأداة؟

من الصلاحيات ثم تبويب «الخادم والنسخ الاحتياطي»، بطاقة «استيراد البيانات من ملف». اختر النوع (العملاء أو القضايا)، وحمّل القالب، ثم ارفع ملفك. الصفحة متاحة لمدير المكتب.

الأعمدة التي يقرأها القالب

الخطوات: ست خطوات بالترتيب

1. نظّف الإكسل أولاً. وحّد كتابة اسم كل عميل (نفس الاسم بالحرف في كل صف)، واحذف المكرر.
2. استورد العملاء قبل القضايا. تُربط القضية بعميلها بمطابقة الاسم؛ إن لم تجد عميلاً بالاسم نفسه سُجّلت القضية بالاسم نصاً بلا ربط، ولا تُرفض.
3. حمّل القالب من الأداة واملأه بعناوينه كما هي. تقبل الأداة أيضاً عناوين إنجليزية بالأسماء الداخلية.
4. الحالة ضمن خمس قيم فقط: جديدة، قيد النظر، مؤجلة، محكوم بها، مغلقة. اتركها فارغة فتصير «جديدة»، وأي قيمة أخرى يُرفض صفها.
5. التواريخ نصاً بصيغة ٢٠٢٦-٠٣-١٥. بحسب قراءتنا للكود، قد يُقرأ تاريخ إكسل المخزَّن كتاريخ فعلي رقماً فيفشل الصف. لم نجرّبه على ملف حقيقي، فاكتب التاريخ نصاً احتياطاً.
6. ارفع الملف وانتظر ملخص «تم / تعارض / أخطاء / الإجمالي»، واقرأ جدول الصفوف المرفوضة. رقم الصف في الجدول هو رقمه في الإكسل، والصف الأول للعناوين.

ما الذي يحدث عند التعارض؟

يفحص الاستيراد كل قضية بنفس فحص تعارض المصالح المعتاد (اسم العميل واسم الخصم). القضية التي فيها تعارض لا تُستورد، وتظهر في الجدول بتفاصيل التعارض لتُدخلها يدوياً من المسار العادي، حيث يمكن لمدير المكتب أن يتجاوزها بسبب مكتوب يُسجَّل. الاستيراد لا يتجاوز الفحص.

ما لا تفعله الأداة

• لا تستورد الجلسات ولا مستندات القضايا ولا الفواتير ولا حساب الأمانة.
• لا تفحص التكرار. رفع الملف مرتين ينشئ عملاء وقضايا مكررة.
• لا تُسند القضية إلى محامٍ. القضايا المستوردة تظهر للإدارة والسكرتارية، ولا يراها المحامي حتى تُسند إليه.
• لا تحدّد الأولوية ولا الفرع؛ تأخذ القيمة الافتراضية.
• تحترم حد القضايا النشطة للباقة (الأساسية ٥٠): تُسجَّل الصفوف حتى المتاح، وتُرفض الباقية برسالة واضحة.
• رسالة الخطأ عامة عند أي فشل آخر في الحفظ (كحالة غير مسموحة أو تاريخ غير صالح): «تعذّر حفظ هذا الصف — راجع صحة البيانات».

كل عملية استيراد تُسجَّل في سجل التدقيق بملخصها (العدد الكلي، وما أُنشئ، والتعارضات، والأخطاء)، فتعرف من استورد وكم.

قائمة التحقق بعد الاستيراد

1. قارن «تم» بعدد صفوفك. إن نقص فالجدول يشرح الصفوف.
2. افتح عشر قضايا عشوائية وقارنها بالإكسل: العميل، والحالة، والتاريخ.
3. أسند القضايا إلى المحامين، وإلا فلن يراها أحد منهم.
4. أعد الصفوف المرفوضة بعد تصحيحها في ملف جديد يحوي المرفوضة فقط، لا الملف كله.
5. أدخل الجلسات القادمة يدوياً. هي الأهم، وهي خارج الأداة.

جرّب قبل أن تنقل كل شيء

الفترة التجريبية ١٤ يوماً بلا بطاقة ائتمان. جرّبها هكذا: استورد ٥٠ عميلاً و٢٠ قضية من ملفك الفعلي، وافتح عشراً منها، وأسند بعضها إلى محامٍ، وانظر ماذا يرى هو. إن سار هذا بلا ألم فأنت تعرف حجم الانتقال الحقيقي. الخطة الأوسع للانتقال، ومتى لا تنتقل أصلاً، في الانتقال من نظام محاماة إلى آخر ومن الورق إلى نظام رقمي.

أسئلة شائعة

من يستطيع استيراد البيانات في الميزان؟

مدير المكتب، لأن الأداة في صفحة الصلاحيات، وهي متاحة له. صلاحية الاستيراد على الخادم مرتبطة بصلاحية الإنشاء العادية للعملاء أو القضايا، فلا تفتح بابًا أوسع منها.

كم صفاً أستطيع استيراده في المرة الواحدة؟

حتى ١٠٠٠ صف في المرة. إن كان ملفك أكبر فقسّمه إلى أكثر من ملف وارفع كل جزء على حدة.

ماذا يحدث لو رفعت الملف نفسه مرتين؟

تتكرر الصفوف. لا يفحص الاستيراد التكرار، فكل صف يُنشأ سجلاً جديداً. ارفع ملفاً واحداً نظيفاً، وراجع العدد قبل أن تعيد المحاولة.

هل أستطيع استيراد الجلسات والمستندات والفواتير؟

لا. الأداة تستورد العملاء والقضايا فقط. هذا مقصود: فتح الاستيراد على الفواتير وحساب الأمانة يعني كتابة مالية جماعية من ملف إكسل. تُدخَل هذه يدوياً، أو تتفق مع الفريق كتابةً على ترحيل أوسع.

لماذا لا تظهر القضايا المستوردة عند المحامي؟

لأن الاستيراد لا يسند القضية إلى محامٍ. والمحامي لا يرى إلا قضاياه، فتبقى القضية المستوردة ظاهرة للإدارة والسكرتارية حتى تُسند إلى محامٍ يدوياً.